Conjunto de documentos producidos o, en cualquier caso, adquiridos por una entidad (magistraturas; órganos y oficinas centrales y periféricas del Estado; entidades públicas; instituciones privadas, familias o personas) durante el desarrollo de su propia actividad. El archivo producido por una entidad se divide, generalmente, en:
archivo corriente: comprende la documentación relativa a los asuntos en tramitación; en esta fase, los documentos se utilizan principalmente con fines práctico-administrativos.
archivo de depósito: comprende la documentación relativa a asuntos concluidos que, por tanto, ya no es necesaria para la tramitación de los asuntos en curso, pero que aún no está destinada institucionalmente a la conservación permanente y a la consulta por parte del público.
archivo histórico: comprende la documentación relativa a asuntos concluidos y destinada a la conservación permanente para garantizar, de forma adecuada, la consulta pública con fines de investigación u otros fines.
Se utiliza el término archivo, al igual que fondo, en una acepción genérica para indicar, dentro de una institución en la que se concentran archivos de diversa procedencia, cada conjunto documental que posea un carácter de unidad.
Se denomina también archivo al local o espacio en el que una entidad conserva su propio archivo corriente o de depósito.
Se denomina archivo, por último, a la institución en la cual se concentran archivos de procedencia diversa y que tiene como fin institucional la conservación permanente de los documentos destinados a la consulta.
