Ensemble des documents produits ou acquis d’une manière ou d’une autre par un organisme (pouvoir judiciaire ; organes et services centraux et périphériques de l’État ; organisations publiques ; institutions privées, familles ou particuliers) dans le cadre de l’exercice de ses activités. Les archives produites par un organisme se divisent généralement en :
archives courantes, qui regroupent les documents relatifs aux affaires en cours ; à ce stade, les documents sont principalement utilisés à des fins pratiques et administratives ;
archives de dépôt, qui regroupent les documents relatifs aux affaires closes, qui ne sont donc plus nécessaires au traitement des affaires en cours, mais qui ne sont pas encore officiellement destinés à la conservation permanente et à la consultation par le public ;
archives historiques, qui regroupent la partie de la documentation relative aux affaires closes, destinée à la conservation permanente afin de garantir, sous une forme appropriée, la consultation par le public à des fins d’étude ou autres.
On utilise le terme « archives », comme celui de « fonds », dans un sens générique, pour désigner, au sein d’un établissement où sont regroupées des archives de provenances diverses, chaque ensemble documentaire présentant un caractère d’unité.
On désigne également par « archives » le local dans lequel un organisme conserve ses archives courantes ou de dépôt.
Enfin, on appelle « archives » l’institution dans laquelle sont regroupés des fonds d’archives de provenances diverses, et qui a pour mission institutionnelle la conservation permanente des documents destinés à la consultation.
